ALERTAS - PLANEAR SEGUIMIENTO A ACCIONES DE TRATAMIENTO
El
objetivo de esta opción es definir
las características de las alertas o recordatorios para la
ejecución y seguimiento de las Acciones de Tratamiento definidas
en el Estudio de Gestión de Riesgos - EGR. Dentro de estas
características se incluyen
las siguientes:
INFORMACIÓN DE LA ALERTA:
- Tipo de Alerta: Seleccione de la lista, "Seguimiento" en el caso de crear una alerta para el monitoreo de la Acción de Tratamiento ó "Compromiso"
para el caso de crear una alerta orientada a avisar sobre la fecha
cercana al plazo máximo de implementación de la
Acción de Tratamiento.
- Fecha de envío de la Alerta:
Al hacer click sobre el botón el sistema AUDICONTROL
desplegará una ventana de calendario sobre la cual el usuario
podrá escoger la fecha exacta (Año, Mes y Día)
para el envío del recordatorio vía correo
electrónico - Email.
- Asunto: Es el título o tema de la Alerta.
- Mensaje:
Campo de texto que permite escribir el cuerpo del mensaje de la Alerta,
detallando los aspectos que sean requeridos relacionados con el
cumplimiento o la supervisiòn de la Acción.
FUNCIONARIOS ALERTADOS:
Área Organizacional: Seleccione de la lista la gerencia
- Area Organizacional:
Seleccione de la lista, el área a la que pertenece la persona
o funcionario que será notificado.
- Cargo: Seleccione
de
la lista, el cargo del funcionario encargado de implementar la
acción o supervisar su avance, según el caso,
quién será notificado sobre la proximidad de la fecha
límite de compromiso o supervisión. El
sistema solo mostrará los cargos del Área seleccionada.
- Funcionario: Seleccione
de
la lista de funcionarios, aquel que será notificado por el
sistema (responsable de ejecutar o supervisar la Acción
Defininida. El
sistema solo mostrará la lista de nombres del cargo
seleccionado. La alerta llegará a la bandeja de entrada de
correo electrónico del funcionario, ya que al momento de crear
la cuenta de usuario de cada funcionario en AUDICONTROL, el sistema
exige el diligenciamiento de la cuenta de correo electrónico. Si
existen problemas en el envío de revise la cuenta de correo electrónico inscrita para el funcionario en el sistema.
Una vez se hayan diligenciado los
campos requeridos por el sistema, en la parte inferior de la ventana,
encontrará las siguientes opciones:
- Asignar Otro Funcionario: Si
requiere que la alerta que está configurando, sea asignada a mas
de un funcionario, este botón aparece en la ventana del sistema
solo en caso de necesitar alertar a más de un (1) funcionario.
Púlselo para agregar el área, cargo y funcionario
adicionales.
- Guardar Funcionarios Alertados: Este
botón permite guardar el funcionario seleccionado actualmente y aparece solo cuando se haya dado click en el botón "Asignar Otro Funcionario" de diligenciar un funcionario. Guarde el funcionario antes de guardar la alerta.
- Guardar Alerta:
Permite almacenar los cambios realizados a la Alerta actual.
- Deshacer: Luego de haber realizado cambios en los campos y no desee guardar esta nueva
información, de click en deshacer para restaurar la
información anterior.
- Volver: El botón volver permite dirigirse a la pantalla inmediatamente anterior: "Plan Seguimiento Acciones de Tratamiento".